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Email PEC

Apr 11
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Email PEC: Posta Elettronica Certificata

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La email PEC, o Posta Elettronica Certificata, è un sistema di posta elettronica regolata da un’apposita normativa con il quale le email scambiate hanno il valore legale delle raccomandate postali con ricevuta di ritorno.

Dal 1° luglio 2017 tutti i documenti relativi ai contribuenti devono essere inoltrati via PEC, come da D.L. n. 193/2016.

I soggetti interessati dalla normativa sono le imprese individuali, le società e i professionisti iscritti all’albo o elenchi istituiti con legge dello Stato.

Tecnicamente il mittente predispone il proprio messaggio e lo invia al proprio gestore che lo trasmette direttamente al destinatario, se il gestore è lo stesso, o al gestore del client di posta elettronica del destinatario, il quale provvede poi alla consegna del messaggio.

Ogni scambio è tracciato da una serie di certificazioni rilasciate dai singoli gestori, che si traducono in due ricevute: di accettazione dal proprio gestore, che prova l’avvenuta spedizione del messaggio e di avvenuta consegna da parte del gestore del destinatario, che identifica il momento esatto in cui è stata recapitata (giorno e ora) all’account di posta.

I contenuti trasmessi con la Posta Elettronica Certificata sono quindi garantiti dalla non possibilità di modifica dei contenuti e nella certezza dell’invio e ricezione.

Dato l’elevato valore di queste comunicazioni è importante affidarsi a un gestore che abbia predisposto il miglior sistema di sicurezza e tutela delle comunicazioni inviate e ricevute e che ogni passaggio per l’apertura dell’indirizzo email e la sua comunicazione al Registro delle Imprese sia eseguito scrupolosamente.

Inoltre la gestione della casella mail certificata necessita di un mantenimento costante e la redazione dei Documenti Programmatici per la Sicurezza (DPSS) che demandati a professionisti esperti della materia alleggeriscono le risorse interne delle aziende e gli stessi professionisti e garantiscono il pieno assolvimento degli obblighi di legge nei tempi e modi previsti.

vantaggi PEC Vantaggi:

  • Certezza della comunicazione e suo valore legale: con la PEC mail le aziende e i professionisti possono inviare ordini, contratti, fatture, circolari e direttive, ma anche convocare consigli e assemblee.
  • Integrazione con altri sistemi: le trasmissioni certificate si integrano in altri prodotti come ERP, paghe e stipendi, gestori documentali.
  • Allineamento agli obblighi normativi: il rispetto puntuale delle diverse norme in vigore in ogni loro parte evita eventuali ammende.