La gestione del workflow documentale rappresenta una criticità strategica per le aziende. Si tratta di uno degli aspetti della vita aziendale in cui efficienza e affidabilità diventano fattori chiave ancora prima dell’inizio della trasformazione digitale. Oggi, anche se molte aziende fanno largo uso di strumenti di archiviazione, per esempio attraverso il Cloud, il workflow documentale utilizzato in molti casi non è frutto di una adeguata progettazione, oppure è un semplice adattamento del flusso di lavoro analogico, che non tiene conto né delle specificità né delle opportunità che l’archiviazione documentale digitale offre.
Cos’è un workflow documentale
Con workflow documentale si intende l’organizzazione di tutte le fasi del ciclo di vita di un documento: dalla sua creazione o acquisizione da fonti esterne, come attraverso un ordine di un cliente, alla sua conservazione e archiviazione, passando per la condivisione, la protocollazione e la firma dello stesso coinvolgendo le risorse necessarie.
Sui documenti si basa pressoché tutta l’attività di un’azienda: definire in modo efficiente la gestione del workflow documentale significa, quindi, predisporre processi efficaci.
Perché è necessario un workflow documentale digitale
Le ragioni per adottare un workflow documentale sono diverse, ma hanno tutte un tema portante principale: l’efficienza. Ammesso che ci sia stato un tempo in cui era sufficiente salvare i documenti aziendali in qualche modo su risorse condivise, sicuramente oggi questo non è più sufficiente. Ma i vantaggi acquisiti sono considerevoli. Secondo una ricerca di Forrester per Adobe, infatti, nel 2020 il 72% delle aziende usava almeno un processo di gestione documentale. Sempre secondo la stessa ricerca, l’adozione di strumenti e processi per la gestione del workflow documentale è un indicatore di maturità digitale dell’azienda per il 61% degli intervistati.
Un workflow documentale ben strutturato, se supportato dagli strumenti informatici giusti, è veloce, affidabile e preciso. Inoltre, come sappiamo, il tema della dematerializzazione sta diventando sempre più attuale anche nelle relazioni con la Pubblica Amministrazione: si veda per esempio il Regolamento per l’adozione di Linee Guida, relativamente al documento informatico in termini generali.
Dotarsi di una soluzione tecnologica adeguata e di un flusso di lavoro ben strutturato significano, in ultima analisi, essere in grado di adeguarsi a diversi tipi di compliance in tempi più brevi e con migliori risultati, oltre ad avvantaggiarsi di tutte le opportunità di automazione che il digitale offre per sua natura.
Chiariamo i vantaggi con l’esempio più lineare possibile: in una gestione tradizionale, per quanto affidabile, l’avvio della gestione di un ordine presuppone un intervento proattivo da parte di un operatore, che in qualche modo deve trasferire la pratica agli uffici competenti, con tutti i rischi connessi. Attraverso una buona gestione del workflow documentale è possibile automatizzare questo processo, facendo sì che la lavorazione inizi immediatamente dopo l’approvazione, senza colli di bottiglia o ritardi dovuti a errore umano o a semplici tempi tecnici.
Come progettare un workflow documentale efficace
Molte delle fasi di creazione di un workflow documentale sono in qualche modo analoghe a quelle dell’analisi e progettazione in senso più ampio, non solo in termini digitali.
Le fasi preliminari
Come prima cosa, dar vita a una gestione del workflow documentale ottimale richiede un assessment: analizzare e mappare l’attuale flusso di gestione dei documenti digitali (o prendere atto dell’assenza di una procedura), idealmente creando una mappa procedurale di quello che avviene. La procedura attuale deve poi essere valutata, per capire quali sono i margini di miglioramento. I criteri di valutazione possono variare in funzione delle criticità aziendali, ma possono includere la percentuale di errori, la velocità di esecuzione, il numero di passaggi richiesti e così via.
La seconda fase di analisi prevede prima di tutto di identificare eventuali colli di bottiglia e inefficienze, che devono essere censite e approfondite. Una volta identificate le possibili soluzioni, s si procederà alla stesura di un nuovo piano per la gestione del workflow documentale, alla luce delle problematiche evidenziate e degli eventuali nuovi desiderata.
La fase di realizzazione
Terminata la fase preliminare, si entra in quella operativa. Prima di tutto è indispensabile scegliere lo strumento informatico giusto, in grado di soddisfare non solo le necessità contingenti, ma anche quelle ipotetiche. Una delle prime necessità è senza dubbio quella di associare il workflow a documenti e fascicoli, in modo da automatizzare il processo e attivare il flusso di attività relativo a ogni tipo di file prodotto e gestito dall’azienda.
Molto spesso, oggi, ciascuna pratica genera una serie di file e informazioni, alcune delle quali sussistono solo in formato digitale. In questo caso, è indispensabile che l’applicativo scelto sia in grado di interfacciarsi anche con i sistemi di comunicazione digitale, per esempio la posta elettronica, in modo che nella gestione del workflow documentale vi sia costantemente traccia dello storico di ciascun fascicolo o pratica.
Tenute presente queste caratteristiche e le necessità evidenziate dalla fase preliminare, il primo passaggio è, naturalmente, quello di digitalizzare il maggior numero possibile di attività, idealmente dematerializzando l’intero processo. Oggi, grazie a strumenti come le firme digitali è possibile inserire nel processo anche i passaggi di approvazione. Molti software stand-alone e moduli per gestionali dispongono di funzionalità per il design dei workflow che permettono di gestirli, crearli e modificarli attraverso strumenti grafici.
La fase di integrazione
La fase successiva alla creazione e implementazione dei flussi di lavoro è l’integrazione: il sistema deve lavorare con il resto dell’ecosistema aziendale. Normalmente, se si sceglie di integrare la gestione documentale nei software gestionali, questa fase del workflow è automatica o semi automatica.
La fase di verifica
L’ultima fase necessaria è quella di verifica e di aggiustamento. Nessun flusso di lavoro infatti è perfetto fin da subito, anche se la progettazione è stata accurata. Monitorare i risultati, anche in termini di soddisfazione da parte del personale è indispensabile per identificare eventuali margini di miglioramento della gestione del workflow documentale e fare i dovuti aggiustamenti.
