Quando serve un software gestionale personalizzato: 4 casi da conoscere
Un software gestionale personalizzato non è sempre la soluzione migliore. Ci sono casi, infatti, in cui gli applicativi cosiddetti out-of-the-box conservano vantaggi indiscutibili tra cui i tempi rapidi di attivazione, la semplicità di utilizzo e i minori costi da sostenere.
Allo stesso modo, però, esistono altrettante situazioni in cui è essenziale rivolgersi a un gestionale tailor-made, cucito su misura dell’azienda: si tratta di situazioni che sono tanto più frequenti quanto più ambiziosi sono gli obiettivi da raggiungere.
Quando ciò accade, definire le funzioni di un software gestionale in base al core business dell’azienda e alle sue scelte strategiche migliora il ROI di progetto e, soprattutto, genera un ecosistema più flessibile e scalabile.
Consideriamo, allora, 4 casi in un cui un software gestionale personalizzato è la scelta d’elezione.
- Il software gestionale personalizzato centralizza meglio i processi
Il primo e fondamentale argomento a favore di un gestionale personalizzato rimane la necessità di governare i processi fondamentali del proprio business.
Un software gestionale personalizzato, in questo senso, funziona tanto meglio quanto più riesce a centralizzare la gestione di tali processi, abilitando così quella visione d’insieme che, migliorando il decision-making, produce benefici concreti. Lo conferma il report 2023 di Panorama Consulting: il 74,3% delle imprese riferisce aumenti di efficienza e produttività dopo l’adozione dell’ERP.
Per accedere a tali benefici, molte soluzioni gestionali standard vengono distribuite in pacchetti preassemblati di funzionalità, tipicamente con una versione basic cui si affiancano varianti progressivamente più ricche di opzioni. È un sistema pratico, particolarmente utile quando le funzionalità da impiegare sono poche e così lo sono il tempo a disposizione e il budget.
È un sistema meno utile, però, quando ci sono esigenze diverse, non contemplate nei vari packages – ad esempio se si opera in un settore di nicchia con processi peculiari da seguire, oppure se si necessitano soluzioni più performanti in determinati ambiti. Un software gestionale personalizzato, in questi casi, assicura allora una migliore copertura funzionale, in linea con la struttura aziendale e i suoi obiettivi.
- Il software gestionale personalizzato prevede assistenza tecnica di qualità
Molte soluzioni standard garantiscono assistenza di eccellente qualità. Del resto, l’utilizzo massivo dello stesso applicativo favorisce la condivisione di informazioni e soluzioni ai problemi più comuni. Ci sono però altre situazioni in cui un rapporto più stretto con il partner di progetto è preferibile. La scelta di un software gestionale personalizzato è, da questo punto di vista, funzionale anche alla creazione di una collaborazione duratura con l’operatore che si occuperà dell’ingegnerizzazione e implementazione del sistema.
Grazie a questa collaborazione, sarà possibile non solo ricevere migliore assistenza tecnica, ma anche supportare l’efficientamento dei processi aziendali. È un aspetto quasi consulenziale, che però diventa in qualche misura fisiologico nel momento in cui l’implementazione del software viene modulata effettivamente sulla fisionomia dell’azienda.
Dal processo di analisi e ingegnerizzazione dei processi, preliminare all’adozione di un gestionale personalizzato, si ricavano allora indicazioni preziose sulle performance dell’azienda. Meglio ancora, si ottengono piani d’azione concreti per ottimizzarle, individuando e rimuovendo gli ostacoli di fondo.
- Il software gestionale personalizzato aumenta la capacità di integrazione
Per certi versi simile al tema della copertura funzionale è quello delle integrazioni di sistema, che va però inteso più come capacità di interazione tra il software gestionale e le altre componenti dell’ecosistema aziendale.
Un ERP, da questo punto di vista, non esaurisce la dotazione software di un’azienda che si affida ad altri applicativi per gestire processi interni o esterni (come le piattaforme di interscambio con fornitori e distributori). E l’integrazione di questi applicativi è effettivamente complicata: secondo un sondaggio di MuleSoft, la governance e la sicurezza delle interazioni è un problema per il 54% degli interpellati, mentre per il 90% lo sono i silos di dati che si formano tra applicativi non comunicanti.
In questo contesto, un sistema standard non sempre riesce ad essere all’altezza delle aspettative. E, quando non lo è, la difficoltà di comunicazione con gli altri elementi complica i processi decisionali e la stessa operatività. Si pensi, in ambito manifatturiero, a come la scarsa visibilità sulle condizioni del plant floor può generare inefficienze e sprechi.
Un’ingegnerizzazione ad hoc dei processi aziendali, con la scelta di un software gestionale personalizzato, può in questi casi assicurare che i workflow scorrano senza intoppi attraverso le varie articolazioni dell’ecosistema aziendale.
- Il software gestionale personalizzato assicura maggior scalabilità di sistema
L’ultimo punto da considerare a favore di un software gestionale personalizzato riguarda la sua scalabilità. Specialmente in un contesto in continua evoluzione come quello attuale, contare su un applicativo che riesca a seguire l’evoluzione dell’azienda è in effetti un vantaggio da non sottovalutare.
Da questo punto di vista, una soluzione gestionale standard risulta generalmente meno malleabile. L’accesso a maggiori risorse in occasione di picchi produttivi, o l’introduzione di nuove funzionalità, per fare qualche esempio, sono più difficili da ottenere a meno di intervenire in modo più radicale sull’applicativo, passare a costosi upgrade o introdurre applicativi di terze parti per soddisfare le nuove esigenze. Tutte scelte che hanno un impatto significativo sull’operatività aziendale (e le sue finanze).
Personalizzare un software di gestione, invece, è anche un modo per definire una traiettoria di sviluppo. E, con un partner di progetto in grado di fornire il giusto supporto tecnologico a questa traiettoria, servirà a garantire quella flessibilità e scalabilità delle risorse che, oggi, può fare davvero la differenza.
