Software per Hotel
Le moderne strutture ricettive del settore alberghiero sono oggi gestite tramite una specifica categoria di applicazioni software denominata PMS (acronimo di Property Management System).
PMS identifica quindi il software che consente ad hotel, villaggi turistici, Bed&Breakfast e altre realtà adibite ad accogliere turisti e viaggiatori, di migliorare l’operatività della propria struttura e la gestione complessiva dell’ospitalità turistica.
Funzionalità base di un PMS
Un sistema PMS è una piattaforma che, tramite opportuni strumenti e una serie completa di funzionalità utente, permette a un hotel o catena di alberghi di gestire operazioni quali: elaborazione dei preventivi, gestione check-in check-out, prenotazioni delle camere, cancellazione di una prenotazione, stampa prospetti e report, inoltro dei dati anagrafici alle autorità di P.S., fino all’emissione delle fatture e ricevute.
L’introduzione dei software gestionali ha permesso agli hotel di risparmiare tempo e aumentare l’efficienza della propria organizzazione, migliorando di riflesso il grado della customer satisfaction.
L’evoluzione dei PMS
Il progresso compiuto dalle tecnologie informatiche e la diffusione della connettività di rete a tutti i livelli, hanno determinato un ulteriore sviluppo della tecnologia PMS, ora in grado di offrire dei veri e propri sistemi integrati che vanno oltre la semplice gestione della reception.
I software per la gestione degli hotel di ultima generazione si integrano con altri servizi online in grado di arricchire l’esperienza dei clienti: gestione degli approvvigionamenti di cibi e bevande, servizi di pulizia e manutenzione della struttura, servizi di catering per eventi o grandi gruppi di turisti, gestione delle finanze e sviluppo di strategie commerciali efficaci.
I vantaggi
L’utilizzo di un sistema PMS comporta numerosi vantaggi, tutti derivanti da una gestione automatizzata, centralizzata ed eseguita in tempo reale delle operazioni relative alla gestione della struttura ricettiva. La direzione e i membri dello staff possono accedere alla piattaforma, anche contemporaneamente, disponendo sempre di una situazione aggiornata.
Tableau aggiornato in tempo reale
Il software per la gestione di hotel permette di avere sempre sotto controllo la situazione dell’occupazione delle camere. Prenotazione, cancellazione e modifica non rappresentano più un problema: il tableau è sempre aggiornato in tempo reale con le richieste ricevute e un rapido sguardo al display permette di conoscere la disponibilità di ogni camera, sia attuale che nel periodo selezionato.
Una gestione puntuale e precisa dello stato delle prenotazioni e cancellazioni consente di ridurre il rischio di overbooking, una possibilità sempre presente nel caso in cui gli ordini provengano da più fonti o canali di booking online.
Se ad esempio il tableau evidenzia che alcune camere sono ancora disponibili per un determinato periodo, la direzione può decidere di promuovere sui siti di booking o sui channel manager convenzionati, campagne con offerte e promozioni.
Check-in e check-out
Un ulteriore vantaggio offerto dai PMS riguarda l’automatizzazione delle operazioni di check-in e check-out, rese semplici e veloci. Durante il check-in il sistema provvede ad inviare automaticamente le schede PS (inviabili online tramite il sito della Polizia di Stato), mentre durante il check-out viene prodotta e stampata la fattura o ricevuta fiscale.
I PMS più avanzati, grazie al supporto dei dispositivi mobile e l’integrazione con il cloud, consentono al personale di eseguire queste operazioni anche se si trovano distanti dal banco della reception. In alcuni casi il cliente può anche seguire il check-in online, prima di aver raggiunto fisicamente l’hotel.
Servizio pulizia
Utilizzando un software gestionale per hotel si migliora l’efficienza del servizio di pulizia, il cui personale può intervenire non appena viene effettuato il check-out di una camera, quando viene richiesto un cambio di camera e per tutte le richieste di servizio in camera. Ciò garantisce che tutte le camere siano sempre trovate dai clienti pulite e in perfette condizioni.
Report
Il software consente anche di produrre report dettagliati, utili per raccogliere informazioni aggregate quali: prenotazioni, incassi, bilancio finanziario, fatture, anagrafica clienti. Le stesse informazioni possono essere utilizzate per attivare campagne pubblicitarie e per offrire promozioni via email a chi si è già servito della struttura in passato.
Conclusioni
L’utilizzo di software appositamente progettato per la gestione alberghiera offre numerosi vantaggi, a condizione che si scelga la giusta applicazione software. Con un buon PMS è possibile risparmiare tempo e denaro, offrendo ai clienti un servizio più efficiente e professionale. La cosa importante è scegliere un pacchetto che sia semplice da utilizzare, richieda soltanto un minimo addestramento del personale e sia in grado di integrarsi con le applicazioni già esistenti, per tutti questi motivi Blend IT ha scelto il software gestionale per alberghi di Dylog, un applicativo solido e facile da utilizzare.
9 Ottobre 2017
