Rimediare ai problemi causati da un software obsoleto non significa sobbarcarsi di oneri di aggiornamento o sprecare tempo nell’acquisire competenze per affrontare i cambiamenti. Al contrario, significa ridurre i rischi di downtime gestionali e produttivi, aumentare la sicurezza e abilitare l’impresa a perseguire gli obiettivi di crescita.
Un software obsoleto incide negativamente sull’attività lavorativa e sul livello di produttività, nonché mette a repentaglio la sicurezza dei dati aziendali. In caso di data breach, il danno economico per le PMI che fanno uso di software obsoleti o non aggiornati ammonta a €86.000 euro, vale a dire il 53% in più rispetto alle piccole e medie imprese che si affidano a tecnologie aggiornate.
Soprattutto, in un mondo sempre più connesso dove l’attività online e mobile è fondamentale, un software obsoleto espone l’azienda a molteplici rischi esterni ed interni: sia di essere vittima di attività cyber illecite, sia di non riuscire ad adempiere totalmente alle normative, ad esempio in tema di conservazione dei documenti, rispetto della privacy, tracciabilità dei materiali e manutenzione programmata.
Quali sono i rischi nell’utilizzo di software obsoleti e non supportati
Continuare ad impiegare una tecnologia obsoleta conduce a criticità di un certo rilievo, i cui effetti possono essere molto più ampi di una singola violazione dei dati sensibili. Approfondiamo i tre rischi più frequenti.
- Danni economici e reputazionali
Secondo le ultime rilevazioni di settore, le perdite economiche delle aziende che non aggiornano i propri software – rendendosi così maggiormente vulnerabili – raggiungono in media circa 754mila euro, il 23% in più rispetto a quelle imprese che si dedicano all’aggiornamento dei sistemi.
Danni economici che possono sommarsi a danni reputazionali: con la perdita di dati rilevanti per il business a causa della loro elaborazione da parte di software obsoleti, possono verificarsi anche interruzioni di attività, con un successivo taglio nella produttività dei processi, che possono danneggiare la relazione con il cliente.
- Sicurezza
Quando in azienda si utilizzano dei software non più adeguatamente supportati dall’intera infrastruttura, diventa impossibile affrontare le minacce cyber più recenti e proteggere eventuali falle del sistema.
Difatti, i software privi di patch di sicurezza aggiornate sono più vulnerabili rispetto ad attacchi hacker, con un maggior rischio di perdita, compromissione e furto delle informazioni chiave.
- Compliance normativa
Con un software obsoleto in azienda è molto più alto rischio di mancata conformità normativa per quanto concerne la privacy e la tutela delle informazioni personali: con il GDPR (General Data Protection Regulation) è diventato fondamentale adottare precise misure di protezione e riservatezza.
Due esempi di problemi causati da software obsoleto
Come tutti ricorderanno, l’inizio del 2021 ha segnato la chiusura di Flash di Adobe. Nonostante fosse noto da tempo, la scarsa attenzione al problema ha creato a “La Stampa”, quotidiano torinese, un serissimo problema: l’intero archivio storico del giornale – lungo ben 138 anni, con 12 milioni di articoli e 1,7 milioni di pagine pubblicate dal 1867 al 2005 – rischiava di andare perso perché digitalizzato in Flash. La Regione Piemonte si è poi fatta carico del problema e l’ha gestita con efficacia anche se con un po’ di ritardo.
Un altro caso esemplificativo è quello di una nota azienda di vinificazione, per molti anni all’avanguardia a livello di tecnologie IT, che si è accorta grazie a un consulente informatico che il mancato aggiornamento delle soluzioni software causava elevate perdite di tempo con un evidente impatto economico. Oltre ad aver rilevato rischi per la cybersecurity e il backup di dati molto deboli, il consulente ha “contabilizzato” le perdite dovute al tempo speso dai dipendenti nell’affrontare le quotidiane problematiche legate al software: più o meno 45 minuti ciascuno, equivalenti a circa 20 giorni lavorativi all’anno. Vale a dire, un mese di stipendio “perso” ogni anno a causa di un software obsoleto.
Come capire se il software è obsoleto
Un software è obsoleto quando le operazioni fondamentali per il business iniziano a non essere più precise, flessibili e veloci “come un tempo”. Se un gestionale ERP (Enterprise Resource Planning), ad esempio, non è più performante perché non contribuisce più a ridurre i costi, non fornisce risposte in tempi rapidi, non incide sull’operatività, allora è chiaramente obsoleto.
Il primo segnale di una progressiva obsolescenza è ovviamente il tempo: è impensabile che dopo anni di utilizzo, un gestionale mai aggiornato sia in grado di garantire competitività all’azienda.
Altri fattori che possono aiutare gli Operation Manager a verificare l’invecchiamento della soluzione sono l’impossibilità di allineare le funzioni alle nuove esigenze di mercato, l’aumento dei costi di manutenzione e la difficoltà del software nel gestire i flussi operativi nei tempi previsti.
Nel caso di sistemi legacy, inoltre si rilevano diversi problemi importanti: maggiore vulnerabilità rispetto a malware e cyber minacce, difficoltà a mantenere una conformità con le normative, ritardi nell’elaborazioni dei dati, scarsa disponibilità nel variare le prestazioni a seconda dei carichi operativi, criticità nel gestire l’architettura in modo scalabile, aumento progressivo dei costi di manutenzione e di riprogettazione e problemi di integrazione con nuove soluzioni applicative.
Software obsoleto: cosa fare per risolvere il problema
Ci sono diverse attività che un’azienda può svolgere per trovare una soluzione all’obsolescenza del software. In una prima fase, è indispensabile attivare una protezione degli endpoint, diventati più vulnerabili con il lavoro mobile e da remoto. Nel caso di un’infrastruttura software ormai “datata”, è necessario fare considerazioni più generali e coinvolgere un system integrator che affianchi l’azienda nell’individuare la strategia risolutiva migliore.
Le possibilità sono tante per ovviare a un software obsoleto: rinnovare l’infrastruttura, decidere di migrare sul cloud, aumentare la convergenza tra gli applicativi, implementare metodologie DevOps – migliorando, quindi, la collaborazione tra sviluppatori-Dev e Operations-Ops – attivare procedure e approcci di Digital Transformation in un’ottica di Industry 4.0 e formare il personale interno affinché sia consapevole della tecnologia, e abiliti i miglioramenti e gli aggiornamenti necessari a tutela dell’efficienza aziendale.
In conclusione, intervenire per rimediare a soluzioni software obsolete è fondamentale, perché assicura all’azienda maggiore continuità operativa, sicurezza dei dati, rispetto delle normative, tolleranza ai guasti, scalabilità, riduzione dei costi, integrazione e compatibilità.
Software obsoleto, il ruolo di partner e strumenti specializzati
Per tutelarsi dai possibili pericoli derivanti dalla presenza di un software obsoleto, le aziende possono ricorrere a tool specifici: si tratta di soluzioni di monitoring e auditing che consentono di controllare i vari asset aziendali protagonisti dell’infrastruttura, ovvero strumenti che supportano gli amministratori IT nel verificare l’obsolescenza delle varie componenti dei sistemi aziendali.
È imprescindibile sottolineare, in conclusione, che una gestione professionale di questi aspetti non può prescindere dalla collaborazione con esperti del settore, capaci di mettere a disposizione le loro competenze ed esperienza per evitare i rischi di un software obsoleto e non fermare l’innovazione in azienda.
