L’emergenza CoronaVirus ha portato molte aziende ad adottare lo smart working, sempre più dipendenti a partire dagli scorsi mesi hanno lavorato da casa, e anche le riunioni si sono svolte in videoconferenza.
Questa nuova esigenza di lavorare in sinergia, pur mantenendo le distanze, ha fatto sì che le piattaforme di videoconferenza assistessero a un boom di connessioni da parte degli utenti.
I fruitori sono per la maggior parte dipendenti di aziende che hanno la necessità di lavorare in sedi aziendali diverse da quella principale, oppure direttamente da casa loro.
Ci sono poi anche gli studenti universitari che hanno la necessità di seguire le lezioni a distanza. Inoltre, non solo i corsi universitari, ma anche altri corsi e seminari, come i sempre più diffusi webinar, si possono tenere a distanza attraverso i sistemi di videoconferenza.
Ecco alcune delle piattaforme di videoconferenza più diffuse.
Microsoft Teams
Teams è la piattaforma Microsoft che in breve tempo ha conquistato gli utenti diventando fra le più utilizzate al mondo.
Si tratta di un’applicazione disponibile per pc, smartphone e tablet, che integra non solo la possibilità di effettuare videoconferenze, ma può essere usata anche come app di messaggistica, per effettuare chiamate e per condividere con semplicità i documenti.
La versione gratuita di Teams ti permette di condividere lo schermo del pc durante le chat o le riunioni e ti consente di condividere i file e di modificarli in tempo reale insieme agli altri utenti.
Con i piani a pagamento, invece, ti sarà possibile accedere a spazio di archiviazione aggiuntivo, e l’app ti permetterà una maggiore integrazione di applicazioni di terze parti.
Cisco WebEx Meeting Center
WebEx ti permette di organizzare o prendere parte a riunioni e meeting aziendali, corsi di formazione ed eventi.
Anche in questo caso avrai la possibilità di condividere lo schermo del tuo computer con gli altri utenti e di condividere anche file durante le video e le audioconferenze.
Questa applicazione ti permette inoltre di registrare la riunione, in qualità di organizzatore, in modo da renderla disponibile agli altri utenti per una visione successiva.
Una differenza fondamentale tra WebEx e Teams è che quest’ultima permette ai diversi utenti di modificare direttamente i file, specie quelle dell’ecosistema Office, mentre WebEx ti permette solo di visionarli.
Google Meet
Google Meet è sostanzialmente la versione per aziende di Hangouts, l’applicazione di Google per le videochiamate.
Meet si specializza nelle videoconferenze con membri multipli permettendoti di prendere parte a riunioni durante le quali si può condividere il desktop e inviare messaggi di chat agli altri partecipanti.
Meet è disponibile tramite applicazione su smartphone, sia iOS che Android, mentre nella versione desktop non c’è una vera e propria applicazione, ma è direttamente fruibile tramite web.
In questo caso l’organizzatore della riunione dovrà essere in possesso di un account G suite, mentre i partecipanti potranno unirsi al meeting con un semplice account di Google gratuito.
Zoom
Zoom ti permette una maggiore versatilità, dalle videoconferenze fino ai webinar che permettono di gestire un numero maggiore di utenti coinvolti.
Grazie ai diversi piani a disposizione, infatti, con Zoom ti sarà possibile organizzare webinar con fino a 100 partecipanti attivi e fino a diecimila partecipanti in modalità solo visione.
Anche in questo caso l’applicazione mette a disposizione un piano gratuito e più piani a pagamento, fra quelli a pagamento ci sono i piani pensati per le aziende che ti permetteranno di aumentare il numero degli utenti che possono partecipare alla videoconferenza.
Anche da mobile l’applicazione ti permette di condividere file e annotazioni con gli altri utenti.
In questo caso la versione desktop è accessibile da software e non direttamente via web.
Slack
Questa piattaforma per le videoconferenze è molto apprezzata per l’utilizzo in ambito aziendale.
Infatti, permette di suddividere i team di lavoro, in canali diversi, proprio come avviene nell’ambiente aziendale per una migliore suddivisione dei ruoli nei vari reparti.
Anche in questo caso avrai la possibilità di condividere lo schermo con gli altri partecipanti.
Slack inoltre ti consente di condividere i file con gli altri utenti in maniera molto rapida e intuitiva, semplicemente trascinando documenti, immagini e video nella finestra di conversazione.
Questa applicazione è integrata ad altre app utili come quelle di archiviazione, ad esempio Google Drive o Dropbox, per aiutarti a condividere file con l’intero gruppo di lavoro.
GoToMeeting
GoToMeeting ti permette di effettuare videochiamate sia da pc che attraverso i dispositivi mobili.
Questa applicazione ti consente anche di registrare le videoconferenze per poi condividerle successivamente.
Un’altra funzione interessante, disponibile però per il momento solo in lingua inglese, è la possibilità di ottenere una trascrizione testuale della riunione. GoToMeeting prevede un periodo di prova gratuita per valutare le funzionalità del servizio e successivamente ti offre diversi piani a pagamento.
RingCentral
Questa applicazione per le videoconferenze ti permette di utilizzare molte funzioni aggiuntive come una lavagna virtuale condivisa ed altri utili tools per le annotazioni.
Nel corso della videoconferenza ti sarà inoltre possibile condividere la schermata con gli altri utenti.
I diversi piani a disposizione, dopo la versione prova gratuita, si differenziano per il numero di partecipanti alla riunione.
Da desktop la piattaforma funziona direttamente da browser senza necessitare di programmi aggiuntivi.
Workplace
Workplace è lo strumento lanciato da Facebook per permetterti di comunicare con i dipendenti della tua azienda attraverso videoconferenze, chat e video in diretta.
Dopo Messenger Rooms, il servizio di videochiamate lanciato nelle scorse settimane, Facebook rilancia con Workplace Rooms una stanza virtuale pensata per le aziende.
Workplace ti permette di partecipare alle chiamate senza disporre di un account, ma semplicemente tramite link diretto.
Anche in questo caso, come in Messenger Rooms, ti sarà possibile bloccare le stanze per impedire l’accesso temporaneo agli utenti, per poi riattivarle quando necessario.
Conclusioni
L’emergenza Covid-19 ha accelerato la digitalizzazione, in molte aziende, infatti, le modalità di lavoro agile erano già all’ordine del giorno, altre si sono dovute adattare o si stanno ancora adattando.
In ogni caso il futuro si avvarrà sempre più di strumenti digitali, per cui per le aziende la digitalizzazione è un passo indispensabile da compiere.
Per configurare i sistemi di videoconferenza in maniera ottimale e rendere più agevole la comunicazione aziendale è importante affidarsi sempre a specialisti del settore.
Blend IT mette a disposizione dei propri clienti servizi di implementazione e di gestione delle piattaforme di videoconferenza, aiutandoti a trovare la soluzione ideale alle tue esigenze.
