Un sistema gestionale integrato supporta e interconnette tutti i processi tipici dell’azienda – dall’amministrazione alla contabilità, dalla produzione alla logistica e vendite. Da diversi anni il “sistema gestionale integrato” trova nell’acronimo ERP (Enterprise Resource Planning, ovvero pianificazione delle risorse aziendali) la propria ragion d’essere.
Un ERP è un complesso software gestionale composto da moduli in stretta relazione tra loro: la gestione del ciclo attivo/passivo dialoga con la gestione del magazzino e le merci in entrata e in uscita, i cespiti e gli ammortamenti con i costi di produzione e di commessa, la contabilità analitica con la pianificazione della produzione e l’analisi dei fabbisogni aziendali. Tutto ciò significa utilizzare un ERP come un sistema gestionale integrato: così è possibile avere visibilità e controllo di ciascuna area aziendale, ognuna legata a doppio filo con le altre.
I vantaggi di un ERP sistema gestionale integrato
La Digital Transformation di una PMI passa necessariamente dall’utilizzo di una soluzione ERP. Solo un software gestionale integrato è in grado di condurre l’azienda manifatturiera o di servizi verso il paradigma Industria 4.0.
I software di raccolta e analisi dei dati aiutano il personale a effettuare operazioni in modo molto rapido, mantenendo un elevato livello di controllo di ciascuna fase operativa, a partire dalla conservazione digitale dei documenti. Grazie a questa velocità di elaborazione, si assiste non solo a una riduzione dei costi di lavoro, ma si ottiene anche la possibilità di analizzare costantemente gli indicatori rilevanti per il proprio business. Il web e naturalmente il cloud ampliano la disponibilità di continuità operativa garantendo non solo un controllo maggiormente diffuso delle operazioni, ma aumentando anche la sicurezza e l’integrità dei dati. Infine, ma non da ultimo, l’efficienza organizzativa incrementa l’automatizzazione delle procedure e quindi la sicurezza, contribuendo in gran parte anche alla gestione delle risorse e al taglio dei consumi energetici. In un’ottica di risparmio e d’immagine, l’azienda green è infatti un obiettivo dell’innovazione digitale.
Le caratteristiche di un sistema gestionale integrato
Un software gestionale integrato consente la gestione “sincronica” dei processi aziendali – come quello manageriale, produttivo e operativo – mediante una piattaforma su cui si possono innestare decine di diversi moduli. L’azienda che decide di utilizzare un ERP deve quindi valutare in primo luogo le proprie esigenze.
Il supporto di un partner tecnologico può essere di grande aiuto, ma in generale la PMI deve identificare le specificità della propria attività e guardare al futuro prossimo per definire le aree di crescita su cui opererà la soluzione ERP. I bisogni di ogni impresa, di ciascun settore, sono diversi: è fondamentale che il gestionale risponda a specifici processi decisionali. La flessibilità e la semplicità di utilizzo non sono più dei “desiderata”, ma necessità primarie: da una parte, la piattaforma deve essere aggiornabile senza creare problemi all’operatività; dall’altra, deve essere accessibile, consultabile e utilizzabile dalla maggior parte degli utenti secondo le proprie mansioni.
Sistema gestionale integrato: e-commerce e magazzino come esempi di integrazione
Il canale online per la vendita di prodotti e servizi è ormai prioritario per la maggior parte delle PMI. L’e-commerce rende possibile alle imprese di vendere ovunque, incrementando al contempo l’operatività, da gestire in modo semplice ma soprattutto veloce. Grazie all’utilizzo di un sistema gestionale integrato, l’operazione di ricezione ed evasione degli ordini online ha un proprio canale diretto, che dialoga direttamente con il magazzino, con la disponibilità di prodotti e le necessità di rifornimenti. La fatturazione elettronica, i pagamenti, le spedizioni e il loro tracciamento sono oggetto di monitoraggio continuo da parte del sistema, capace di integrare completamente tutte queste informazioni.
Un altro esempio riguarda l’integrazione tra il sistema gestionale e il magazzino. Se lo scopo ultimo è automatizzare e rendere flessibili i processi, gestire in modo integrato il magazzino diventa un’attività strategica perché abilita l’efficientamento della logistica senza incorrere in errori e in perdite economiche. Un modulo gestione magazzino integrato nell’ERP aziendale permette allora l’analisi in tempo reale della merce in giacenza, di eliminare errori di movimentazione, di elaborare fatture e Documenti di Trasporto e di evadere gli ordini con una contabilità sempre aggiornata. In conclusione, l’importanza di un software gestionale integrato per una PMI è indiscutibile perché è lo strumento ideale per sfruttare al meglio tutte le opportunità offerte dall’innovazione digitale.
