L’order to cash costituisce uno dei fondamenti per il funzionamento di qualsiasi azienda: nella sua definizione universale, descrive il ciclo che va dall’acquisizione degli ordini alla loro trasformazione in entrate per l’azienda. Si tratta di uno dei processi aziendali di alto livello che governano un’intera filiera e comprende a sua volta altre macro-attività come la gestione degli ordini, il pagamento, la fatturazione e la logistica di consegna. In molte aziende oggi si tratta ancora di un processo manuale, o solo parzialmente automatizzato, con margini di errore e costi ancora elevati.
Perché ottimizzare il processo order to cash?
La ragione fondamentale per ottimizzare l’order to cash è decisamente intuitiva: gli errori introdotti dalla gestione tradizionale, che vanno dagli ordini duplicati a quelli non inseriti, ai problemi nell’allocazione o nella reperibilità delle risorse, fino alla gestione delle consegne aumentano sensibilmente i costi. Una ricerca di IBM del 2015 evidenziava come rework e resi incidessero sui costi dell’order to cash rispettivamente per il 60% e il 42%.
Oltre a questi aspetti bisogna considerare il tema dell’opportunità di business, data la multicanalità che coinvolge anche i rapporti fra aziende, gli ordinativi e in generale la gestione delle forniture. Secondo una ricerca sulla manifattura USA, nel passaggio a sistemi online di gestione degli ordini, il 36% delle aziende ha riscontrato una forte difficoltà nel gestire i processi order to cash.
L’ottimizzazione costituisce, da un lato, un efficientamento funzionale indispensabile in un mercato in cui gli sprechi e le inefficienze incidono sempre più sui margini. Dall’altro, rappresenta una vera e propria opportunità di conquista di nuovi ambiti di mercato, per esempio permettendo la gestione efficiente degli ordini online o il collegamento diretto a sistemi di interscambio o marketplace di terze parti.
Le fasi del processo e l’uso del gestionale
Per capire meglio dove l’utilizzo di un ERP, un gestionale come Business Cube, può contribuire a ottimizzare il processo order to cash, rivediamo prima di tutto quali sono le fasi logiche che lo caratterizzano.
Gestione dell’ordine
Questa prima fase è, tipicamente, quella in cui il cliente effettua l’ordine. Si tratta di una delle fasi più critiche perché spesso costituisce, oltre all’avvio del processo, anche il punto di ingresso dei dati del cliente nell’anagrafica aziendale. Un ERP in questo step può essere di aiuto per automatizzare sia il processo di inserimento di ordinativi e impegni sia i passaggi successivi, per esempio gestendo la pianificazione degli approvvigionamenti sulla base degli impegni clienti registrati. Il software gestionale ideale permette, per esempio, di svolgere verifiche sullo stato di ordini ed impegni, permettendo di visualizzare o stampare gli estremi di ciascuno.
Inoltre, nel caso di filiere multicanale, le richieste provenienti dai sistemi digitali possono essere processate in modo automatico, senza bisogno di alcun passaggio manuale.
Gestione dell’inventario: disponibilità, logistica e restock
La gestione del magazzino è senza dubbio una delle maggiori criticità per le aziende, soprattutto quelle del settore manifatturiero in cui il modello order to cash è applicato nella sua declinazione più canonica. In questo contesto, per esempio, è indispensabile sapere se tutti i componenti e le materie prime sono già disponibili, quando lo saranno ed eventualmente organizzarne la movimentazione o l’ordine.
Un gestionale dotato di funzionalità di magazzino avanzate consente sia di migliorare l’operatività, per esempio consentendo al personale di operare direttamente con palmari dotati di lettori di codici a barre, sia di migliorare la pianificazione, avviando tutte le verifiche sul magazzino nell’istante successivo la conferma dell’ordine da parte del cliente. In questo scenario un gestionale di valore dispone di funzionalità avanzate anche per la gestione della giacenza presso terzi.
Tempi di evasione e spedizione
Una volta accertato che l’ordine è gestibile, i materiali sono disponibili e l’azienda ha le risorse per gestire la commessa, è necessario definire i tempi di spedizione. Questo significa sia interfacciarsi con la logistica in generale sia gestire quella produttiva, dai tempi macchina ai turni del personale, con le eventuali variazioni del caso in base all’urgenza. In una gestione “analogica” o solo parzialmente digitalizzata questo implica un considerevole carico di lavoro sull’organizzazione, il cui compito spesso è intralciato anche dalle code delle lavorazioni precedenti.
Poter gestire tutto questo da un unico sistema di controllo rende le operazioni molto più pratiche ed efficienti, oltre che meno prone ad errori. Una volta stabilite le tempistiche, un buon ERP può occuparsi anche del controllo di gestione, anche sul singolo ordine, per verificare che le tempistiche siano rispettate e le eventuali criticità evidenziate.
Order to cash: flussi finanziari sotto controllo
Se gli aspetti organizzativi dei processi order to cash presentano già naturalmente elementi di complessità, non bisogna dimenticare che spesso, soprattutto nelle filiere più articolate, la gestione finanziaria deve potersi muovere parallelamente. Oggi, infatti, anche gli aspetti strettamente economici necessitano di un considerevole efficientamento che, per esempio, si traduce nella necessità di strutturare al meglio le garanzie di copertura.
Attraverso un software gestionale è possibile automatizzare anche le parti finanziarie del processo. Per esempio, collegandolo agli account bancari è possibile accelerare la gestione degli ordini vincolati ad anticipo, ricevendo notifiche tempestive sui versamenti. Analogamente è possibile, per esempio, pianificare il pagamento di forniture e materiali, anche in modo ricorrente, alleggerendo ulteriormente il lavoro degli addetti del comparto e permettendogli di dedicarsi ad attività a più alto valore aggiunto.
