Implementare un ERP in tempi brevi è possibile. Sembra una contraddizione parlando del software più importante per una azienda, ma sia che si tratti di una nuova implementazione per eliminare il ricorso sistematico a Excel o della sostituzione di un gestionale in DOS anni ‘90, le soluzioni gestionali più innovative garantiscono che implementare un ERP può essere veloce e senza fermi operativi.
I migliori fornitori di tecnologia per quei clienti che ambiscono a essere digital e data-oriented conoscono tutte le esigenze gestionali di un’impresa moderna e sono in grado di personalizzare gli applicativi in modo da supportare gli operatori nella definizione in tempo reale di strategie operative. Tuttavia, implementare un ERP non conduce a problemi principalmente tecnologici, ma di cultura aziendale.
Implementare un ERP: i motivi per sceglierlo o sostituirlo
Cambiare un ERP è uno degli interventi digitali più importanti che possono verificarsi in azienda, perché coinvolge tutte le Operations. Perché, allora, avviare questo percorso? Vediamo le motivazioni principali che spingono alla scelta o alla sostituzione di un ERP:
- L’ERP si rivela un’ottima scelta per evitare il continuo ricorso a software e piattaforme obsolete, specialmente se la software house di questi ultimi ha chiuso i battenti.
- Implementare un ERP è necessario anche quando l’azienda sviluppa nuovi servizi o prodotti che non trovano sistemi adeguati in cui far confluire i dati.
- Si ricorre alla sostituzione di un ERP quando necessita di continui aggiornamenti oppure quando non è utilizzabile attraverso dispositivi mobile.
- È fondamentale che le analisi dei dati e i relativi report generati da un ERP siano disponibili per tutti gli utenti e non solo a pochi privilegiati: gestionali obsoleti possono non garantire la massima condivisione delle informazioni.
- Implementare un ERP è ideale per ridurre i rischi legati alla sicurezza IT, assicurando così la compliance normativa.
Implementare un ERP in tempi brevi: il ruolo della consapevolezza
Se implementare un ERP in tempi brevi è possibile – soprattutto in virtù della disponibilità di fornitori di tecnologia specializzati – non è detto che sia semplice. I problemi tecnologici, di configurazione e rilascio non sono insormontabili perché gli ostacoli principali sono legati alla cultura aziendale, di sua natura “intangibile”. In questo senso, per integrare un nuovo gestionale in azienda o sostituire uno obsoleto, dovranno essere coinvolte molte figure che spesso non accettano di buon grado il cambiamento.
La tipica frase “prima facevamo così” crea una barriera che può impedire all’innovazione di farsi strada: operatori e manager che non sentono la necessità di cambiare e innovare sono un freno che deve essere rimosso. Per questo, è necessario attuare iniziative in grado di diffondere la consapevolezza della necessità del cambiamento, per ottimizzare i processi e continuare a crescere. Vediamo allora quali sono i passi da seguire.
Implementare un ERP in 4 passi
Integrare un gestionale da zero o sostituirlo con uno evoluto comincia con 4 step essenziali per approcciare il cambiamento con successo.
1. Inizia con un’analisi interna dei processi
Il primo passo che il management aziendale deve compiere con tutto il personale dell’azienda e con il partner tecnologico è rispondere alla domanda “perché è ora di cambiare?”, partendo da un’analisi interna dei processi. Si tratta di una operazione fondamentale che permette di definire gli I/O (Input/Output) di ciascun processo, di identificarne le attività, la loro sequenza operativa e le unità organizzative coinvolte, di capire come misurare le performance e individuare gli elementi critici. Quest’analisi va a identificare gli elementi del flusso di lavoro e le loro relazioni, rappresentando ciascun processo in termini di “As Is” – ovvero com’è attualmente – e di “To Be” – come dovrebbe essere.
2. Avvia iniziative di Employee Engagement
Il secondo passaggio prevede il coinvolgimento attivo del personale, sia interno che esterno all’azienda: l’accesso alla soluzione non sarà garantito da remoto solo al personale, ma anche a fornitori esterni, collaboratori e terzisti a seconda delle autorizzazioni previste. Più verranno ingaggiati nel processo, meno saranno le frizioni al cambiamento: imparare nuove procedure può essere faticoso ed è necessario infondere la consapevolezza che implementare un ERP avrà benefici sulla loro operatività e, quindi, sulla redditività aziendale.
3. Scegli il fornitore giusto
Soprattutto per quanto riguarda la proprietà dell’azienda, integrare un gestionale non è “solo ottenere una licenza”. Per un fornitore con competenze ed esperienza alle spalle, implementare un ERP in un’azienda significa conoscerla a fondo, affiancarla nella fase di analisi dei processi, verificare e soddisfare le esigenze di personalizzazione e iniziare il rilascio della soluzione presso l’azienda, anche se sarà in cloud. La formazione e l’assistenza, almeno nei primi tempi, dovranno essere erogate prevalentemente sul campo, a “casa” del cliente. Appare chiaro come la software selection non consideri solo l’aspetto tecnologico, ma anche la reale disponibilità del fornitore ad accompagnare il cliente passo passo nell’implementare un ERP.
4. Instaura una relazione di valore
Infine, occorre considerare il rapporto con il fornitore scelto. Ad esempio, può accadere che siano necessari cambiamenti operativi all’interno dell’azienda al fine di far coincidere richieste e proposte di implementazione: in questo caso è indispensabile che operatori e manager coinvolti ne siano consapevoli e siano in grado di trasmettere le necessità emerse al partner tecnologico individuato, a sua volta capace di comprendere fino in fondo i desiderata del cliente, a cui serve un partner che offra garanzie operative standard, che sappia mettere a punto anche personalizzazioni e verticalizzazioni e aggiungere a richiesta, ex novo, funzionalità specifiche su soluzioni applicative di utilizzo immediato. In questo modo, il bene dell’azienda sarà davvero al primo posto.
