Dopo molti anni di diffidenza, lo Smart Working o lavoro agile sta prendendo piede ed è considerato una valida alternativa al tradizionale lavoro in ufficio, in grado di offrire tanti vantaggi sia ai lavoratori che alle aziende.
Cosa serve per lavorare da casa?
Ecco i principali elementi da considerare per vivere un’esperienza completa e produttiva per l’intera organizzazione.
- Prevedere strumenti hardware adeguati, aziendali (e/o privati), come pc e cuffie;
- Installare i software necessari e assicurati di avere sistemi in cloud sicuri per l’archiviazione/condivisione dei documenti e per la gestione del tuo lavoro;
- Utilizza un metodo di lavoro orientato agli obiettivi condividendo il lavoro in team scadenzandolo;
- Formare i collaboratori affinché siano autonomi nell’utilizzo degli strumenti messi a disposizione.
Lo Smart Working è innanzitutto organizzazione
In ufficio usufruiamo delle infrastrutture messe a disposizione quando invece si lavora da casa, dobbiamo prevedere uno spazio consono ed organizzare gli strumenti necessari. Saper organizzare la propria postazione è, quindi, la parola ordine quando si tratta di Smart Working, perché niente ci impedisca di lavorare come fossimo in ufficio, dal PC, alle cuffie fino alla videocamera. Il computer è lo strumento essenziale per lavorare in Smart Working e, dovrebbe essere lo stesso usato in azienda, in maniera tale da avere già tutto per lavorare come se foste in ufficio. Per utilizzare il computer aziendale al massimo delle sue potenzialità, ricordatevi di aggiornare il sistema operativo, in ufficio infatti è un’operazione spesso automatica mentre in Smart Working potrebbe non essere così. Un personal computer aggiornato assicura prestazioni migliori e, soprattutto, è sempre protetto da qualsiasi rischio esterno in termini di sicurezza e privacy. Oltre ai dispositivi fisici è necessaria la connessione internet, possibilmente ad alta velocità per evitare interruzioni di linea.
Software professionali
Come in ufficio anche a casa servono i software aziendali per svolgere le proprie mansioni quotidiane. I file che vengono utilizzati vanno salvati sui dispositivi cloud dell’azienda a cui possono accedere tutti i lavoratori in piena sicurezza. In questo modo saranno sempre disponibili, a qualsiasi ora e in qualsiasi momento della giornata, quindi si godrà di maggiore libertà e autonomia rispetto al lavoro in ufficio. Infine, molte aziende sono munite di licenze che permettono l’installazione dei software su vari dispositivi, per cui avrete la possibilità di usare anche un tablet o uno smartphone al posto del tradizionale PC.
Le videoconferenze sono lo strumento che viene maggiormente utilizzato durante lo Smart Working, perché chiunque ha lavorato in un ufficio sa quante riunioni vengono organizzate tutti i giorni. Tuttavia, non è soltanto utile per quest’ultima ragione, ma può diventare indispensabile quando c’è bisogno di risolvere qualche problema tecnico, potendo collegarsi con i responsabili dell’IT aziendale. La maggior parte dei servizi di videoconferenza funzionano senza bisogno di installare nulla sul personal computer, ma soltanto tramite il web e ciascuno può avere funzionalità e caratteristiche diverse.
Tra quelli più conosciuti e utilizzati c’è Skype for Business, che è compreso nella suite di Microsoft Office 365 e che viene usato quotidianamente per le videochiamate con parenti e amici lontani. Sempre in Office 365 è compreso anche Microsoft Teams, grazie al quale si potranno effettuare sia riunioni che videochiamate, chat e perfino condividere i documenti coi colleghi. Poi, c’è Cisco WebEx Meetings, che offre anche interessanti soluzioni per le lezioni a distanza nelle scuole; Zoom, la piattaforma web dove poter organizzare riunioni, videolezioni, corsi ecc. e Google Hangout Meet che permette di organizzare videoconferenze, meeting. Come detto, le videoconferenze sono uno dei momenti più importanti e frequenti durante le sessioni di Smart Working, pertanto è necessario non solo saper utilizzare al meglio il software che si sceglie, ma si devono prendere alcune precauzioni che permettano l’adeguato svolgimento della riunione. Innanzitutto, è sempre preferibile usare delle cuffie per evitare l’effetto eco che gli altri partecipanti potrebbero sentire quando parlate voi.
Riguardo al microfono, è sempre meglio tenerlo muto fin quando non tocca a voi parlare o intervenire, in modo tale da evitare rumori di fondo o ambientali, soprattutto se non siete a casa. Quando siete voi a parlare, cercate di mantenere una distanza di circa venti centimetri dal microfono, così che la vostra voce arrivi chiara e con un tono normale. Nel caso abbiate problemi di rete, disabilitare il video potrebbe risolvere il problema, avvisando magari gli altri del motivo per cui lo fate. Infine, cercate di installare la vostra postazione di lavoro in una posizione ben illuminata (naturalmente o artificialmente), perché con luce scarsa, la videocamera potrebbe avere problemi di risoluzione dell’immagine.
Metodo di lavoro
Il lavoro in remoto prevede un’organizzazione leggermente diversa rispetto alla presenza in ufficio non solo per la location diversa ma soprattutto per la gestione del lavoro che va scadenzato con il proprio responsabile in modo da essere produttivi e non perdere di vista gli obiettivi finali. L’approccio lavorativo è per obiettivi. Nel lavoro da casa non è importante la quantità e il tempo dedicato al lavoro ma la qualità e i risultati ottenuti. Sotto questo punto di vista, sia per le imprese che per gli studi, diventano molto importanti gli strumenti per la misurazione dei risultati.
Adottare degli strumenti adeguati ci permetterà di tracciare l’attività di ogni collaboratore e di valutare la produttività dell’intera organizzazione. Per le aziende diventa fondamentale implementare, software gestionali e sistemi di business intelligence per le analisi e le statistiche così come piattaforme HR per la gestione dei dipendenti. Organizzare la giornata lavorativa anche con orari predefiniti serve per poter collaborare e sentire altri.
Formare i collaboratori
L’innovazione tecnologica è fondamentale per lo sviluppo dell’attività aziendale e per la competitività nel proprio settore. Per conoscerla al meglio utilizzarla ed andare avanti è fondamentale formare i collaboratori allineandoli sugli strumenti tecnologici ed informarli anche delle scelte aziendali. La condivisione delle strategie di gruppo serve per motivare, coinvolgere tutti i collaboratori che seppur lontani devono sentirsi parte di un gruppo. Dobbiamo sfruttarla per rimanere operativi e stare vicino ai nostri clienti anche in questo periodo di difficoltà. La società deve adattarsi ai vari cambiamenti, cercando di guardare sempre il lato positivo e cogliere le nuove opportunità offerte.
