Per le aziende di qualsiasi dimensione ma soprattutto per una PMI, scegliere un gestionale on premise o cloud è strategico. Al di là di tutte le considerazioni rimane sempre un’unica questione: in azienda ci sono tutte le risorse ICT – hardware, reti, competenze umane – per gestire un ERP?
Facciamo chiarezza prima di tutto. Oggi sono disponibili tre modalità di utilizzo di un gestionale: on premise, nel cloud o in soluzione ibrida.
- Un gestionale on premise sta nei server dell’azienda, è un applicativo per cui si paga una licenza d’uso che viene installata nell’infrastruttura di proprietà dell’azienda stessa. Viaggia sulla rete interna e può essere consultato dall’esterno tramite dispositivi connessi a Internet.
- Un gestionale in cloud è fruibile all’interno dell’azienda da accessi via Internet perché si sottoscrive un abbonamento che comprende l’applicativo, i server di calcolo e gli spazi di memoria necessari. Dunque, tutte risorse lontane fisicamente dall’azienda e non sul cloud, ma, ma in data center inviolabili.
- Un gestionale hybrid utilizza non solo servizi in cloud, ma anche infrastrutture IT private.
I vantaggi di un gestionale on premise
Un gestionale on premise è una soluzione informatica che permette il pieno controllo di tutte le risorse utili al suo utilizzo. In sostanza, l’azienda acquista una licenza software da un fornitore, la installa su server di sua proprietà e definisce le modalità di accesso di ogni singolo utente aziendale.
I dati registrati ed elaborati dal gestionale vengono elaborati e conservati nell’infrastruttura IT interna, accessibili dalla rete aziendale e secondo le autorizzazioni anche da utenti esterni via Internet. Con un gestionale on premise l’azienda si fa carico di tutto – dalla disponibilità di memoria e di elaborazione ai costi energetici per alimentare l’infrastruttura; dai backup alla security, fino ai sistemi di ridondanza per la salvaguardia dei dati e delle attività. Con un gestionale on premise e il suo canone della licenza, l’azienda ottiene tutto il supporto del fornitore per quanto riguarda aggiornamenti e risoluzioni di problemi dell’applicativo, ma deve avere competenze IT interne per gestire le configurazioni dei server, delle reti e dei pc a disposizione dei dipendenti. Oltre al controllo diretto dei dati, il vantaggio maggiore consiste nello sviluppo di competenze interne di alto profilo.
I vantaggi di un gestionale in cloud
La PMI che sceglie un gestionale in cloud si orienta su una soluzione completamente in outsourcing. In sostanza, a fronte di un canone di abbonamento, l’impresa ha a disposizione l’applicativo gestionale, ma anche risorse e servizi necessari al suo utilizzo. Parliamo ad esempio di sicurezza, del backup, della gestione e manutenzione degli asset IT, che vengono pagati solo in caso di effettivo utilizzo: se un utente accede da remoto all’applicativo, parte “il tassametro” che si blocca nel momento in cui viene chiuso il gestionale.
Due vantaggi chiave del gestionale in cloud sono scalabilità e flessibilità: il delivery dei servizi e delle risorse di calcolo e memoria è messo a disposizione in proporzione alla sfida di mercato che l’azienda deve affrontare. Il modello cloud è caratterizzato da elasticità infrastrutturale e applicativa in modo da attivare le risorse a seconda dei picchi o dei cali operativi. Situazioni di crisi come la recente pandemia hanno dimostrato che un gestionale in cloud è più versatile nel suo utilizzo perché è abilitato in modo nativo al lavoro da remoto e allo smart working.
Parametri per scegliere un gestionale on premise o in cloud
Sono 6 gli elementi da considerare per scegliere il gestionale più adatto alle proprie esigenze di business.
Prezzo
- Gestionale on premise: server, reti, servizi “accessori” e gestione dell’applicativo sono a carico dell’azienda.
- Gestionale in cloud: si paga un canone di abbonamento per tutto e il provider si fa carico dell’intera piattaforma applicativa.
Security
- Gestionale on premise: i dati sono conservati nel data center dell’azienda e sono sotto il diretto controllo del personale IT.
- Gestionale in cloud: i dati sono accessibili da remoto e conservati dal provider cloud in tutta sicurezza certificata.
Flessibilità
- Gestionale on premise: la velocità di adattamento alle nuove esigenze è legata alla disponibilità del fornitore nel risolvere le problematiche dell’applicativo in azienda.
- Gestionale in cloud: dato che il gestionale viene impiegato da diversi clienti, gli aggiornamenti hanno tempi molto più stretti e condivisi istantaneamente tra gli utenti.
Rinnovo licenza e risorse IT
- Gestionale on premise: la licenza software ha un costo maggiore dell’abbonamento, ma è possibile avere un’idea precisa di tutti i costi se il contratto è stato redatto anche per aggiornamenti e manutenzione. Anche per le risorse IT aziendali vi è un costo per gli aggiornamenti legati a sistemi operativi, garanzie, sicurezza, modifiche, ecc.
- Gestionale in cloud: se la licenza è un costo definito, l’abbonamento in cloud lo è ancor di più se gli utenti sono molto rispettosi delle dinamiche di lavoro, di accesso e chiusura dell’applicativo e delle risorse correlate. Le risorse IT da gestire sono minori e sicuramente meno onerose rispetto alle soluzioni on premise.
Rinnovo licenza e risorse IT
- Gestionale on premise: in questo caso dà al management maggiore sicurezza sulla gestione e il controllo dei dati.
- Gestionale in cloud: anche nella “nuvola” i dati sono patrimonio esclusivo dell’azienda, eventualmente violabili da hacker esperti.
Cambio di fornitore
- Gestionale on premise: quando si sceglie questo tipo di software con uno specifico fornitore, è difficile cambiare in breve tempo perché si devono affrontare importanti problemi di riconfigurazione.
- Gestionale in cloud: cambiare fornitore è molto più semplice perché in sostanza bisogna trasferire i dati che verranno elaborati dal nuovo applicativo.
