Cambiare software gestionale in azienda è un processo cruciale per le aziende che, se gestito scorrettamente, potrebbe influire direttamente sul fatturato e competitività del business. Tuttavia, è possibile trasformare questo passaggio in una nuova opportunità di crescita, a patto di seguire best practice consolidate e un approccio collaudato.
A rispondere ai dubbi più frequenti c’è Cristian Pellizzer, Software Solution Manager di BlendIT.
Cambiare software gestionale, cosa succede a dati e processi
Iniziamo con una delle domande più frequenti legate al cambio ERP. Cosa succede ai dati aziendali quando si cambia gestionale?
Cambiare l’ERP richiedere un’attenzione maggiore al trattamento dei dati aziendali esistenti. Nello specifico, ci sono dei processi a cui tali dati vanno incontro in fase di migrazione.
- Estrazione dati. I dati vengono estratti, in formati variabili a seconda delle necessità, dal precedente ERP. Questa attività è la base di partenza per successive elaborazioni.
- Archiviazione dati. Per garantire agilità e funzionalità al nuovo ERP, alcuni dati storici o non più necessari non vengono migrati direttamente nel gestionale. In questo senso, è essenziale definire una strategia di archiviazione, assicurandosi che siano conservati e accessibili in modo sicuro.
- Pulizia dati. Durante il processo di migrazione, può essere necessario operare in questi termini per identificare e correggere eventuali errori, dati duplicati o informazioni obsolete presenti nel vecchio sistema.
- Conversione formati dati. Questa fase è necessaria nel caso in cui i formati di dati del vecchio sistema non siano compatibili con quelli del nuovo ERP. Per esempio, se il gestionale impiegava un formato di archiviazione proprietario, sarà necessario convertire i dati in un formato compatibile con il nuovo ERP – di solito avviene quando ci sono database diversi.
Soltanto a questo punto si procede con la dismissione dell’ERP obsoleto.
Alcuni dei nostri processi aziendali sono costruiti sulla base dell’ERP attuale. Cosa succede quando si deve cambiare software gestionale?
In questo caso occorre prima valutare l’impatto del cambiamento e prendere le giuste misure per garantire la continuità operativa. Nel dettaglio, consiglierei queste 6 azioni.
- Analizzare i processi interni. È essenziale identificare in che modo sono correlati al sistema gestionale esistente e quali conseguenze potrebbero subire con un cambio ERP.
- Riconfigurare o personalizzare il nuovo ERP. Nel caso in cui il gestionale da adottare offra opzioni di configurazione o personalizzazione, è ideale adattarlo per supportare i processi esistenti. Ciò può richiedere la definizione di nuove regole di workflow, l’aggiunta di campi personalizzati o l’integrazione di moduli specifici.
- Rielaborare i processi. Se il nuovo ERP richiede una significativa modifica o rielaborazione dei processi interni, occorre adattarli o ridefinirli per allinearli al nuovo sistema.
- Formare adeguatamente gli utenti. Gli end user devono essere pronti a impiegare il nuovo sistema senza ostacoli per mantenere alta la produttività; per questo una buona formazione ad hoc minimizza gli impatti negativi legati al cambio di gestionale.
- Pianificare un periodo di transizione. Durante questo periodo, è spesso necessario utilizzare entrambi i sistemi o eseguire processi di migrazione graduale, così da minimizzare l’interruzione dell’operatività.
- Monitorare e valutare il nuovo gestionale. In questa fase è ideale raccogliere feedback dagli utenti per determinare eventuali problemi o aree di miglioramento e apportare le modifiche necessarie.
Cambiare software gestionale, cosa fare con l’ERP obsoleto
Se un’azienda dispone di un ERP on-premise che, tutto sommato, svolge il suo lavoro, perché si dovrebbe cambiare software gestionale?
Una delle principali ragioni sono gli aggiornamenti tecnologici. I gestionali on-premise spesso richiedono un’infrastruttura dedicata all’interno dell’azienda, che può comportare costi aggiuntivi per la manutenzione e l’aggiornamento. Passare a una soluzione basata su cloud consente però di sfruttare le ultime tecnologie e ridurre la dipendenza da hardware e software locali.
Un altro aspetto da considerare è una maggiore accessibilità in mobilità. Anche in questo caso, un cloud ERP fornire un facile accesso da remoto, consentendo agli utenti di visualizzare i dati pertinenti e svolgere le attività da qualsiasi luogo con un dispositivo connesso a Internet.
Fra le altre ragioni, l’azienda potrebbe avere in progetto la creazione di un ecosistema basato sull’interazione del gestionale con altri sistemi sempre in cloud, quali CRM o MES: in questo caso un software come Business Cube si rivela la soluzione più efficiente per controllare in modo puntuale cosa accade nelle diverse aree.Infine, rivolgersi al cloud è ideale per una maggiore sicurezza dei dati attraverso backup regolari, evitando così perdite di tempo per la gestione manuale dei salvataggi e delle copie archiviate.
Cosa succede ai sistemi collegati al gestionale dopo il cambio?
Dopo il cambio gestionale, i sistemi collegati potrebbero richiedere alcune modifiche o adattamenti per continuare a funzionare in modo efficace – è ideale verificarlo prima del passaggio al nuovo software.
Bisogna considerare che i più moderni software, soprattutto in cloud, ormai presentano interfacce di programmazione delle applicazioni (API) che danno la possibilità di integrare in maniera veloce e sicura software con funzionalità diverse. A questa fase di integrazione segue, a rigor di logica, una fase di verifica con test di integrazione, di funzionalità e di flusso di dati.
In questo senso, Business Cube si rivela estremamente agile nell’interagire con applicativi e piattaforme terze – è ideale per creare flussi di valoro più efficienti e rapidi anche all’interno di infrastrutture IT più complesse.
Cambiare software gestionale: dai dipendenti ai tempi di fermo
L’azienda vorrebbe e dovrebbe cambiare sistema gestionale, ma i dipendenti hanno acquisito competenze specifiche sulla vecchia soluzione. Come si procede?
Questo è sicuramente uno dei temi più caldi quando si affronta il cambio ERP, ma ci sono alcune best practice che possono contribuire a semplificare il problema.
Anzitutto, occorre formare adeguatamente il personale sul nuovo sistema così da iniziare a creare nuove competenze, necessarie per impiegare efficacemente l’ERP. Bisogna poi comprendere le differenze d’uso rispetto alla soluzione precedente, sottolineando però che il nuovo sistema può garantire le stesse funzionalità ma con risultati superiori, potenziati. Elementi che un’ottima consulenza ERP può facilmente soddisfare.
Dal punto di vista operativo, è indispensabile fornire tutto il supporto necessario nella fase di transizione creando una documentazione dettagliata e risorse di riferimento che possono essere di grande aiuto per il personale: guide, FAQ e procedure operative standardizzate sono un buon punto di partenza.
I tempi di fermo sono spesso un problema per le aziende. Quanto tempo serve per una migrazione ERP?
Il tempo necessario per cambiare software gestionale dipende da diversi fattori, tra cui la complessità dell’ERP attuale, le dimensioni dell’azienda, la quantità di dati da trasferire, la personalizzazione richiesta nel nuovo sistema e la disponibilità delle risorse interne ed esterne per supportare il passaggio. Tuttavia, i tempi di fermo devono essere considerati in fase di analisi e pianificazione dei lavori: se queste fasi sono svolte in maniera adeguata l’interruzione operativa è minima.
In questa prospettiva, è cruciale avere un’interfaccia intuitiva su cui operare: Business Cube fornisce degli ambienti collaborativi user-friendly, che semplificano l’esecuzione di procedure più complessi e facilitano l’interazione intra-team. Il tutto per garantire un flusso di lavoro che sia davvero efficiente.
