SOFTWARE DI ARCHIVIAZIONE DIGITALE
Nel 2016 – la prima data fissata era in agosto, slittata poi a settembre e poi ancora scivolata a gennaio 2017 – la Pubblica Amministrazione avrebbe dovuto soggiacere ad un obbligo: quello di digitalizzare tutti i propri documenti, nella logica di offrire servizi migliori e più puntuali ai cittadini.
Le copie cartacee sarebbero dovute divenire, appunto, solo delle copie a disposizione di quei cittadini che non disponevano/dispongono di una domiciliazione elettronica, ovvero che non hanno un indirizzo di posta elettronica certificata (PEC): gli originali sarebbero dovuti essere solo ed esclusivamente in formato digitale. Il tutto è ora in vigore, attivo e funzionante… anche se con qualche mese di ritardo: l’attuazione, difatti, è avvenuta a gennaio di quest’anno.
Tra le altre cose, questa vera e propria “rivoluzione copernicana” della Pubblica Amministrazione ha dato luogo ad una corsa all’innovazione ed al rinnovamento, portando in auge i software di archiviazione documentale e chi li produce: infatti, essi sono strumenti indispensabili per l’informatizzazione della Pubblica Amministrazione.
La digitalizzazione è stata scrupolosamente regolamentata tramite norme a cui gli uffici pubblici devono attenersi quando redigono i loro atti che, ovviamente, vanno gestiti con un sistema di protocollazione informatica: quindi, adesso, si ha la garanzia che i documenti non vadano persi e/o non si deteriorino perché le Pubbliche Amministrazioni, costrette dalla legge all’uso di appositi software per l’archiviazione digitale dei documenti, conservano una memoria informatizzata degli atti da loro prodotti, sia “in house” che “outsourcing” – ovvero nelle due modalità previste dai regolamenti.
Tutto questo è stato possibile studiando soluzioni ad hoc per recuperare i mesi di ritardo accumulati, e cioè il lasso di tempo che è intercorso tra il settembre 2016, ovvero la data in cui sarebbe dovuta entrare in vigore la riforma sulla digitalizzazione ed il gennaio 2017, ossia la reale data dell’effettiva entrata in vigore: tutto ciò, ovviamente, ha comportato un aggravio della spesa pubblica e anche non pochi disagi per gli utenti.
Il tutto, però, ha – una volta tanto – offerto la garanzia che il denaro pubblico sia stato adeguatamente speso: la digitalizzazione non è rimasta “lettera morta” ma è divenuta una realtà efficiente ed operante ovunque. I vantaggi di questo sistema digitale basato su software di archiviazione dei documenti sono notevoli: innanzitutto non ci sono più quei “tempi vuoti” tra la presentazione di un’ istanza di protocollazione e l’effettivo avvenimento della stessa; in secondo luogo, vengono anche immediatamente emesse per via telematica le ricevute che attestino la presentazione di un’istanza, di una segnalazione o di una comunicazione.
L’adeguamento è stato complesso, è stato necessario un gran lavoro organizzativo da parte degli uffici pubblici: restano ancora dei nodi da risolvere, ma il passo fondamentale è stato compiuto. E, per inciso, a tutela di utenti che non hanno potuto accedere ai servizi digitali della pubblica amministrazione, è stata prevista l’istituzione di un Difensore Civico per il Digitale a cui chiunque può inviare reclami ed esposti per violazioni del Codice per l’Amministrazione Digitale: se, ad una verifica formale, tali violazioni effettivamente sussistono, il Difensore procederà esortando gli uffici interessati ad adeguarsi e qualora essi ancora si dimostrino inefficienti, effettuerà una segnalazione all’ufficio competente, il quale comminerà adeguati provvedimenti disciplinari.
La digitalizzazione ha comportato anche l’obbligo, per gli uffici pubblici, di organizzare fascicoli ed archivi in maniera molto più performante rispetto al passato e ciò, ovviamente, è reso possibile dai software di archiviazione dei documenti che sono stati messi a disposizione della Pubblica Amministrazione da varie aziende del settore informatico. Accedere a questi documenti è gratuito, a meno che non sia chiesto di rimborsare la quota di duplicazione del documento richiesto: quindi dovrebbe esserci, per i cittadini, un risparmio dal punto di vista economico, oltre che evidenti ed innegabili vantaggi logistici.
Anche sul fronte dei pagamenti, a partire dal gennaio di quest’anno, ci sono state delle importanti novità. Tutte le Pubbliche Amministrazioni si sono dovute attivare e collegare a PagoPA, ovvero un sistema di pagamenti gestito dall’Agenzia per l’Italia digitale. Lo scopo di ciò è stato il permettere ai cittadini di pagare le loro pendenze nei confronti della Pubblica Amministrazione anche con mezzi elettronici. Sicuramente un passo fondamentale verso uno snellimento delle pratiche e un minor spreco di tempo da parte dell’utenza.
Infine, da non dimenticare che entro la fine del mese di dicembre tutte le Pubbliche Amministrazioni dovranno passare al sistema pubblico di identità digitale: questo deve avvenire perché sia i cittadini che le imprese presenti sul territorio comunale dovranno avere la possibilità concreta di esercitare il loro diritto ad accedere ai servizi online della Pubblica Amministrazione tramite le proprie credenziali SPID acronimo di Sistema Pubblico di Identità Digitale.
4 Dicembre 2017
