La email PEC, o Posta Elettronica Certificata, è un sistema di posta elettronica regolata da un’apposita normativa con il quale le email scambiate hanno il valore legale delle raccomandate postali con ricevuta di ritorno.
Dal 1° luglio 2017 tutti i documenti relativi ai contribuenti devono essere inoltrati via PEC, come da D.L. n. 193/2016.
I soggetti interessati dalla normativa sono le imprese individuali, le società e i professionisti iscritti all’albo o elenchi istituiti con legge dello Stato.
Tecnicamente il mittente predispone il proprio messaggio e lo invia al proprio gestore che lo trasmette direttamente al destinatario, se il gestore è lo stesso, o al gestore del client di posta elettronica del destinatario, il quale provvede poi alla consegna del messaggio.
Ogni scambio è tracciato da una serie di certificazioni rilasciate dai singoli gestori, che si traducono in due ricevute: di accettazione dal proprio gestore, che prova l’avvenuta spedizione del messaggio e di avvenuta consegna da parte del gestore del destinatario, che identifica il momento esatto in cui è stata recapitata (giorno e ora) all’account di posta.
I contenuti trasmessi con la Posta Elettronica Certificata sono quindi garantiti dalla non possibilità di modifica dei contenuti e nella certezza dell’invio e ricezione.
Dato l’elevato valore di queste comunicazioni è importante affidarsi a un gestore che abbia predisposto il miglior sistema di sicurezza e tutela delle comunicazioni inviate e ricevute e che ogni passaggio per l’apertura dell’indirizzo email e la sua comunicazione al Registro delle Imprese sia eseguito scrupolosamente.
Inoltre la gestione della casella mail certificata necessita di un mantenimento costante e la redazione dei Documenti Programmatici per la Sicurezza (DPSS) che demandati a professionisti esperti della materia alleggeriscono le risorse interne delle aziende e gli stessi professionisti e garantiscono il pieno assolvimento degli obblighi di legge nei tempi e modi previsti.